Charte Art’nCo

Document Validé par le Conseil d'Administration du 29 mars 2022

Contexte et définitions

Art’nCo est une association regroupant des artistes plasticiens professionnels ou amateurs.

La présente Charte définit les modes de fonctionnement des projets conduits au nom d’Art’nCo, qu’il s’agisse de projets initiés et pilotés par l’association ou de projets réalisés en partenariat avec d’autres entités^[1]. Par définition, les projets personnels conduits par les artistes membres de l’association et n’impliquant pas celle-ci, ne rentrent pas dans ce cadre de cette charte.

Un projet conduit au nom d’Art’nCo est un projet capitalisant sur les ressources de l’association, son image de marque ou son capital social.

Le soutien de l’association sur un « projet Art’nCo » peut être :

• Logistique : Aide et participation de membres de l’association, prêt d’équipements ou de fournitures, outils informatiques.
• Organisationnel : Aide à l’organisation, communication avec les structures institutionnelles ou privées.
• Promotionnel : communication auprès du public et des médias (site Internet Art’nCo, autres supports).
• Financier : Aide au financement, avance sur recettes ou avance sur subvention à venir, demande de subventions auprès des institutions ou donateurs privés.
• Juridique et assurantiel : assistance juridique, responsabilité civile, assurance des locaux
• Administratif : Emission de devis et factures, comptabilité, rémunération des prestataires, achat de fournitures et matériel.

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^[1] Art’nCo peut être sollicité pour contribuer à des initiatives organisées par ou avec d’autres associations, collectifs ou acteurs publics. La contribution d’Art’nCo, dans le cadre de ces initiatives est également couverte par cette charte.

Les Termes de la Charte

Rôle du Référent

1. Un « projet Art’nCo» doit être conduit par un référent, membre de l’association. Le référent est le « responsable et gestionnaire du projet » et peut demander à d’autres membres de participer au projet. Le référent est décideur et organisateur de son projet dans la mesure où il/elle se conforme à la présente charte.

Cadrage et Validation d’un projet

2. Le référent[1] propose son projet à l’association et explicite les moyens et les soutiens qu’il/elle estime nécessaires.
3. Le bureau et le conseil d’administration s’assurent que le projet s’inscrit dans la démarche de l’association et qu’il n’y ait pas déjà de projet proche ou similaire proposé par un autre membre.
4. Le cadrage final du projet et des soutiens nécessaires (ex : budget) devra être validé par le bureau de l’association avant tout engagement auprès de clients ou partenaires. Un cadre ou une convention seront formalisés par écrit pour les projets présentant une envergure suffisante.
5. Une complète transparence des budgets et coûts de prestations sera assurée auprès du Conseil d’Administration pour garantir une gestion objective et désintéressée des ressources de l’association.
6. L’association communique à l‘ensemble des membres les projets en cours et les besoins associés. Les membres intéressés pourront se manifester directement auprès du référent pour participer au projet.

Communication avec les partenaires

7. Les interactions des référents projets avec les partenaires ou responsables des collectivités locales de nature à engager les ressources ou l’image de Art’nCo se feront en concertation avec un membre du bureau, désigné pendant la phase de cadrage.
8. Les échanges importants avec les clients, partenaires et autres acteurs sont documentés dans les outils de l’association (messagerie en particulier) pour en permettre la traçabilité et la continuité.

Droit à l’image

9. Les clichés photographiques et vidéos pris lors des événements en vue de leur promotion par l’association sont libres de droits. La possibilité d’utiliser des visuels d’œuvres sera formalisée lors de la phase de cadrage.

Finance

10. Pour un projet conduit au nom de l’association, l’ensemble des flux financiers passe par la comptabilité de l’association : Recettes, dépenses, frais, subventions, dons.
11. Une retenue forfaitaire de 10% sera prélevée sur les revenus du projet (recettes, dons, subventions) par l’association afin de couvrir ses frais de fonctionnement et d’accompagnement (assurance, communication, frais administratifs…). Ce montant par défaut pourra être réévalué pendant la phase de cadrage.
12. Le référent et les membres de l’association mobilisés dans le cadre d’un projet Art’nCo pourront facturer des prestations à l’association en fonction de leur contribution au projet, pour un montant établi préalablement au devis.
13. Les prestations rémunérées feront l’objet d’un devis décrivant les livrables attendus ainsi que les modalités et l’échéancier de facturation. La réalisation des prestations (livrables, temps passé) devra être documentée par les prestataires et vérifiables par les clients.

Autres engagements

14. L’implication dans un projet Art’nCo n’exonère pas les prestataires, qu’ils soient membres de l’association ou non, de se conformer à l’ensemble des réglementations juridiques, fiscales et professionnelles en vigueur pour la gestion de leur activité. L’association ne saurait être tenue responsable en cas de manquement des prestataires vis-à-vis des clients, partenaires ou des administrations.

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[1] Le référent est le plus souvent à l’origine du projet. Dans le cas où un projet est proposé par plusieurs personnes ou par une personne qui ne souhaite pas le gérer, il est nommé par le bureau/conseil d’administration.